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GUIA    DE   PROCEDIMIENTO   PARLAMENTARIO

I  AGENDA

1. Las Actas pueden ser aprobadas sin modificaciones
2. Las Actas pueden ser aprobadas con correcciones o adicionales.
3. La presidenta anuncia el recibo del informe de Tesorería, el cual fue  previamente sometido a revisión y aprobación del Comité de Vigilancia.
4. La presidenta solicita los informes de los Comités permanentes.
5. La presidenta solicita los informes de los comités especiales.
6. Nuevos asuntos.
7. Del Programa: el programa  forma parte de la reunión, pero nombra una “moderadora” del programa quien presenta junto con la Secretaria el informe final, coadyuva al desenvolvimiento y desarrollo del tema.

1. La Presidente debe preparar un bosquejo (sino escrito, al  menos mental de la dirección general y el propósito de cada asunto del temario.
2. Algunas veces deberá prever aprobaciones rutinarias, como la de las Actas de la reunión anterior; en otras ocasiones deberá contemplar discusiones prolongadas como la del presupuesto para el año fiscal, pero siempre deberá tener una idea directriz que la guíe, aún cuando en más de una oportunidad, el plan de la reunión difiera de su propio plan.
3. El estar preparado permitirá a la presidente orientar al grupo y evitar que la reunión vaya a la deriva, sin rumbo fijo. De esta forma no solo ayudará a incrementar el respeto de los presentes por la ley Parlamentaria y los procesos parlamentarios, sino también por su eficiencia y carácter práctico. Las socias deberán estar seguras de lo que van a decir. Sus informes deberán concluir con una  moción o una declaración sobre la acción que debe emprenderse.
4. Quienes presenten una nueva idea habrán de preparar una moción y ordenar de antemano sus puntos de vista, de manera que puedan explicar su propuesta y los motivos que le dieron forma.

DE LA PRESIDENTE:

Los deberes de la presidente son, a más de presidir las Reuniones

1. Conservar la ecuanimidad.
2. No hablar más de lo necesario mientras preside.
3. Guiarse por la agenda y actuar con propiedad.
4. Conocer procedimiento parlamentario, el Reglamento y los Estatutos de la Organización.
5. Mantener sobre la mesa una lista de los Comités mientras presida la sesión.
6. Abstenerse de participar en los debates de la Asamblea, pero si tuviera que hacerlo, la vicepresidente asumirá la presidencia. En tal caso, la presidente no podrá volver a asumir sino hasta después que se haya sometido a votación el asunto que se discute.
7. Ser cortés con quienes se opongan a una moción aún cuando la presidente las favorezca.
8. Presentarse en el estrado un poco antes de la hora fijada  para la Apertura de la Reunión y, llegado el momento se cerciorará de que haya quórum. En caso afirmativo, abrirá la Reunión declarando que hay quórum.

DE LA VICEPRESIDENTE

1. La vicepresidente reemplazará a la presidente cuando sea necesario. En caso de renuncia o muerte de esta, la vicepresidente asumirá automáticamente la presidencia, a menos que los Estatutos de la institución indiquen algo diferente.
2. La vicepresidente presidirá las reuniones en  ausencia de la presidente o cuando quiera que ésta abandone la Mesa temporalmente.
3. Cuando la presidente se ausente por largo tiempo, la vicepresidente ejercerá todas las atribuciones de la presidente en virtud de los Estatutos.
4. La vicepresidente no podrá llenar las vacantes cuya provisión corresponda a la presidente en virtud de los Estatutos.
5. En caso de renuncia o muerte de la presidente, si la vicepresidente no deseare asumir el cargo, deberá renunciar.
6. El cargo de la vicepresidente queda vacante si asumiera la presidencia. El cargo vacante deberá llenarse de acuerdo con los Estatutos o reglas de Procedimiento parlamentario aprobadas en la institución.
7. En ausencia de la presidente, la vicepresidente no podrá actuar como miembro de ningún Comité.

DE LA  SECRETARÍA

1. La Secretaría enviará las Convocatorias a las Reuniones y preparará las cartas que le indique la Junta Directiva ó el Comité Ejecutivo
2. Llevará las Actas de las sesiones anotando en forma ordenada y cuidadosa todos los asuntos que se traten en las Reuniones, indicando la terminología exacta de cada moción y si fuera aprobada y rechazada.
3. Deberá hacer extractos cortos de los discursos importantes, sin comentarios a favor o en contra de los mismos.
4. Anotará en las Actas los nombres de los miembros nominados para formar los Comités  y éstas a su vez, le informarán de sus nombramientos o de sus elecciones.
5. La Secretaría deberá presentarse antes de la Apertura de la sesión y llevará consigo el Libro de Actas para que, en el momento que sea requerido, las Actas anteriores puedan servir de referencia.
6. La Secretaría deberá llevar a la Reunión los Estatutos, el Reglamento vigente, el Procedimiento Parlamentario aprobado por la organización, la lista de los miembros o países afiliados y la lista de los asuntos pendientes, copia de la cual entregará a la presidente de la Reunión.

DE   LAS   ACTAS

1. Las Actas deberán ser un registro de lo tratado y acordado, no de lo dicho.
2. Fecha, lugar y hora de la Reunión.
3. Indicación de si fue una Reunión Ordinaria o Especial.
4. El nombre de quien preside la Reunión.
5. El nombre de todos los países presentes.
6. Todas las mociones principales, hayan sido aprobadas o rechazadas.
7. Una moción retirada no debe ser registrada.
8. Los nombres de los proponentes y quienes apoyan la moción.

DE  LA  TESORERA

1. La Tesorera es la guardián de los fondos de la institución, los cuales manejará en virtud de la autoridad que le confiere la misma.
2. La institución reglamentará el método de finanzas y aprobará el presupuesto .
3. La presidente o cualquier otro miembro de la Junta Directiva, deberá obtener permiso de quien corresponda para incurrir en gastos.
4. La Tesorera no aceptará cuentas que involucren estampillas postales, gastos de viajes, etc., sin los debidos comprobantes.
5. La Tesorera deberá preparar un estado de cuentas y un informe anual o en cualquier otra ocasión a pedido de la máxima autoridad.
6. El informe anual de Tesorería deberá ser sometido a un Revisor de Cuentas.
7. El informe del Revisor de Cuentas acompañará el informe de la Tesorera.
8. La presidente aclarará que la aprobación del informe del Revisor de Cuentas, implica la aprobación del informe de la Tesorera.

III  MOCIONES  GENERALES

Regla general:

1. Cuando una proposición haya sido presentada, apoyada y puesta en debate, la Asamblea no podrá considerar ningún otro asunto mientras no se  haya adoptado una decisión sobre la materia.
2. Si es larga y complicada, la presidente solicitará al proponente de la moción que la pase por escrito a la Secretaría.
3. El proponente no podrá retirarla una vez que la presidente la haya enunciado.
4. En general, todas las mociones de importancia deben ser apoyadas, cosa que puede hacerse sin ponerse de pie ni dirigir la palabra a la presidente.

MOCIONES   PRINCIPALES

1. Moción de enmienda:  tiene por objeto modificar, agregar u omitir palabras o frases de la moción original. Se somete a votación y se requiere el voto de la mayoría.
2. Moción de enmienda a la enmienda: tiene por objeto modificar en alguna forma la primera enmienda. Se somete a discusión y requiere el voto de la mayoría.
3. Método de votación: Se requieren tres votaciones: para aprobar los cambios propuestos en la segunda enmienda
   a)si se aprueban, para considerar la primera enmienda con los cambios propuestos y aprobados y
   b)si se aprueba, para adoptar la moción original, con los cambios introducidos.
4. Moción para pasar un asunto a Comité: tiene por objeto pedir que una proposición se envíe al Comité correspondiente para que este lo estudie más detenidamente.
   
   -Esta moción se hace cuando la proposición original se complica demasiado debido a las enmiendas o cuando conviene analizarla con más cuidado.
   -Se somete a votación y puede enmendarse.
   -Requiere el voto de la mayoría.
   -El Comité deberá después rendir un informe al respecto.3-  Moción para suspender: tiene por objeto  que se aplace la discusión de un asunto para otro momento en que su consideración sea más pertinente.
   -No puede someterse a discusión o enmienda
   -Requiere el voto de la mayoría.
5. Moción para posponer : tiene el objeto de pedir que una propuesta presentada ante la Asamblea se postergue para el futuro
   - Esta moción puede hacerse excepto cuando un orador está en el uso de la palabra
   - Se somete a votación y se requiere el voto de la mayoría
6. Moción para levantar la sesión: puede hacerse a la Asamblea, excepto en los siguientes casos:
   - Cuando un orador tiene el uso de la palabra;
   - Cuando se está verificando una votación
   - Cuando ya se ha rechazado una moción semejante y
   - Cuando la Asamblea se encuentra en el medio de un debate que no pueda suspenderse de repente.
7. Moción de reconsideración: tiene por objeto pedir que se reconsidere una proposición ya aprobada o rechazada.
   - Puede someterse a discusión, siempre que uno de los miembros que votaron con la mayoría la presente ese mismo día ó al siguiente;
   - Requiere el voto de la mayoría en dos votaciones:
   - Para acordar si debe reconsiderarse
   - Para aprobar la moción original una vez reconsiderada
   - Ninguna moción podrá ser reconsiderada dos veces.
8. Moción previa: tiene por objeto pedir que se cierre el debate sobre un asunto que se esté considerando, cuando la discusión se haya prolongado demasiado.
   - Esta moción se hará de la siguiente forma: “Señora presidente, pido que se cierre el debate y se pase el asunto a votación”. A continuación la presidente preguntará a la Asamblea:”Se cierra el debate o se somete el asunto a votación?”. Si los dos tercios de los miembros se pronuncian afirmativamente, la proposición se someterá a votación inmediatamente.
9. Moción de orden: esta moción solo podrá hacerse cuando se desee formular objeciones a una decisión de la presidente o a una cuestión de procedimiento parlamentario.
   - Puede presentarse en cualquier momento de la siguiente manera: “ Señora presidente, pido la palabra para hacer una moción de orden” La presidente responderá: “Preséntela, por favor” Después de que el proponente  haya expuesto su objeción ante la Asamblea, la presidente declarará: a) se acepta la moción de orden ó b) se rechaza la moción de orden.Si alguno de los miembros no quedara satisfecho, podrá apelar la decisión de la presidente en cuyo caso esta peguntará: “ Se apoya la decisión de la presidente?” El asunto entrará en debate y la propia presidente podrá intervenir, sin dejar de presidir.
   - Después se someterá a votación como cualquier otra moción.
   - Un voto de mayoría o un empate de votos, aprueban la decisión de la presidencia.
   - Una mayoría de votos negativos, la hace revocar.

RECOMENDACIONES

1. Al terminar el debate deberá efectuarse una votación.
2. En primer lugar se votará la enmienda o a la enmienda,
3. A continuación se votará sobre la enmienda ( ya sea enmendada o en su forma original, de acuerdo con el resultado de la votación anterior) y
4. Finalmente se votará sobre la moción principal ( ya sea enmendada o en su forma original) dependiendo del resultado de las votaciones anteriores)

P.- “Se llevará a cabo ahora la votación sobre la moción de que........(repite la enmienda)
La presidente deberá explicar el efecto que la adopción o rechazo de la enmienda tendrá sobre la moción principal, advirtiendo a los miembros los resultados de un voto afirmativo o negativo.P.- “Todas las que estén a favor de la enmienda, tengan la bondad de levantar sus manos (o decir si).  Todas las que estén en contra de la enmienda, favor de levantar sus manos (o decir no). “La enmienda es rechazada ó aprobada por una votación de .... contra...........”La moción principal puede ser debatida después de haberse efectuado la votación sobre las enmiendas. Una vez que se haya concluido la discusión, la presidente dirá”No habiendo otro asunto que discutir procederemos a votar sobre la moción  principal de que ...........(repite la moción principal tal como haya sido enmendada de ser este el caso, explicando brevemente los efectos de una votación afirmativa o negativa)”“Todas las que estén a favor de la moción, tengan la bondad de levantar sus manos (o decir si)”“Todas las que estén en contra de la moción, tengan la bondad de levantar sus manos (o decir no) “